Category Archives: tips

Menjadi Seorang Organisatoris Handal


Pembentukan Panitia

Sudah sewajarnya ketika organisasi kemahasiswaan mengadakan event-event besar untuk menunjukan keeksistensiannya serta menggapai tujuan dari organisasi tersebut. Begitu pula dengan Lembaga Dakwah Kampus, mengadakan sebuah event merupakan salah satu sarana syiar yang cukup efektif untuk menarik simpati objek dakwah kampus terhadap nilai dakwah yang dikemas baik didalam event itu. 

Pernahkah Anda membayangkan sebuah event kampus yang megah, besar, menarik serta banyak partisipannya? Bagaimana caranya? Tentu saja sebuah acara yang spektakuler dan professional sudah sepantasnya disokong oleh kepanitiaan yang baik dan professional pula. Dan kepanitiaan yang professional terjadi karena sebuah proses semenjak kepanitiaan itu pertama kali dibentuk. Maka penting sekali bagaimana memahami bagaimana cara memulai kepanitiaan, mulai dari nol.

 1. Tujuan Event

Tujuan merupakan parameter dasar apakah event kepanitiaan nanti berhasil apa tidak. Dari tujuan inilah event akan ditentukan bentuknya, apakah berupa seminar, bazaar, pameran atau yang lain-lainnya. Tujuan event juga harus merupakan turunan dari visi organisasi tersebut. Selama proses berjalannya kepanitiaan, tujuan ini harus benar-benar dijiwai oleh semua elemen kepanitiaan agar semua elemen itu memahami apa yang sebenarnya mereka lakukan, tidak hanya sekedar faham terhadap hal yang bersifat teknis namun juga hal yang bersifat mendasar.

 2. Metode Event

Ketika tujuan event telah dibuat, maka kini telah tiba saatnya menentukan bagaimana metode event tersebut. Layaknya sebuah ilmu marketing, metode event juga tidak hanya mempertimbangkan faktor internal tetapi juga harus mempertimbangkan faktor eksternal pula.

 Faktor internal yang harus dipertimbangkan adalah :

 a. Analisis SWOT organisasi dan calon panitia

Analisis ini dilakukan untuk mengukur seberapa besar kekuatan organisasi untuk me-running acara itu nantinya. Analisis harus dilakukan secara terbuka, realistis dan logis karena hasil yang didapatkan akan mempengaruhi proses kepanitiaan yang terbentuk.

 b. Pelibatan seluruh elemen organisasi yang ada dikampus itu

Semua elemen organisasi itu harus tahu tentang event yang akan dilaksanakan. Dengan adanya pelibatan seluruh elemen organisasi maka sumber daya manusia yang dapat digunakan akan lebih besar dan lebih maksimal.

 c. Data – data event lainnya yang akan dilaksanakan organisasi itu

Data event lainnya perlu pula untuk dikumpulkan agar dapat jarak waktu pelaksanaan event dapat diperkirakan dengan baik dan tidak terjadi penumpukan event diwaktu yang sama.

 **

 Sedangkan faktor eksternal yang harus dipertimbangkan adalah :

 a. Survey keinginan calon partisipan

Survey pasar merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Pengadaan event yang tidak berbasis dengan kebutuhan objek kegiatan hanya akan membuang tenaga dan uang karena partisipasi objek yang tidak banyak.

 b. Birokrasi kampus 

Biasanya permasalahan birokrasi kampus ini adalah hal yang sering disepelekan. Seringkali saya temukan beberapa kepanitiaan yang mengganti waktu dan tempat pelaksanaan karena tidak memperkirakan dengan baik berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meminta izin pelaksanaan kegiatan atau terlambat mengkonfirmasi tempat kegiatan. Efek domino pun akan terjadi, mulai dari pembicara hingga penyediaan logistik kena dampaknya.

 c. Calon-calon sektor pendukung 

Kegiatan kemahasiswaan tidak dapat dilepaskan dari yang namanya sektor pendukung terutama pihak sponsor dan alumni. Disinilah kreativitas seorang mahasiswa itu di uji, bagaimana cara menggaet sebanyak-banyaknya sponsor dan menarik simpati para alumni untuk dapat berpartisipasi pula didalam kegiatan event itu.

Tidak semua perusahaan mau menjadi sponsor karena event yang Anda laksanakan tidak berkaitan dengan core-bussines mereka. Tidak semua alumni juga mau terlibat, ketika mereka tidak melihat dengan jelas maksud dan tujuan kegiatan itu.

Kedua faktor ini harus dapat kita sinergisasikan sehingga event yang akan kita laksanakan bisa optimal menjangkau objek, namun tetap efektif dan efisien. Ketika tujuan dan metode telah selesai dibuat dan dianalisis maka event telah siap untuk dieksekusi oleh panitia yang akan dibentuk.

 3. Pemilihan Ketua Panitia

Inilah proses awal dari eksekusi kepanitiaan : memilih ketua panitia. Banyak metode yang dapat dilakukan untuk memilih ketua panitia ini. Dan menurut saya inilah cara terbaik memilih seorang ketua panitia :

a. Merekomendasikan beberapa orang untuk menjadi calon ketua panitia   dengan melihat keaktifannya di organisasi dan track recordnya.

b. Mengeksplorasi cara berpikir setiap calon ketua panitia yang dapat dilakukan adalah dengan wawancara, pembuatan esay tentang kepanitiaan event yang bersangkutan, dan motivasinya ketika nanti menjadi seorang ketua

  1. Meminta pandangan dari kerabat terdekat setiap calon ketua panitia
  2. Mempublikasikannya ke kampus (jika perlu)
  3. Musyawarah penentuan ketua panitia
  4. Memilih dan melantik ketua panitia
  5. Keberadaan ketua panitia akan menentukan keberhasilan event yang akan dilaksanakan disamping para anggota-anggotanya. Ketua panitia lah yang mengatur dan mengarahkan jalannya kepanitiaan untuk dapat mencapai tujuan event yang telah dirumuskan sebelumnya. Seorang ketua panitia harus memiliki mental yang kuat dan punya kekuatan empati yang besar kepada para anggotanya.

Strategi Kepanitiaan

Pendahuluan

Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.

Adapun kegiatan yang dilaksanakan merupakan turunan dari program organisasi. Dengan adanya kegiatan maka seluruh sumber daya dalam organisasi tersebut dilibatkan dalam proses pengkaderan untuk suatu capaian tertentu (baik capaian individu maupun organisasi). Adapun wadah dalam menjalankan kegiatan yang disebut kepanitiaan. Kepanitiaan ini berfungsi untuk mengatur kegiatan agar berjalan dengan sistem manajerial yang baik. Karena ada tanggung jawab yang besar dalam kepanitiaan, maka dibutuhkan suatu strategi kerja panitia, yang akan mengarahkan kerja dan proses dalam kepanitiaan.

Dalam kepanitiaan setiap orang dapat berproses dan memperoleh tanggungjawab. Untuk itu kepanitiaan merupakan proses pengkaderan yang paling efektif dalam sebuah organisasi. Dengan mempelajari strategi kepanitiaan, diharapkan setiap individu mampu dalam mengendalikan suatu kepanitiaan dan berproses dalam pengkaderan yang dilakukan..

  Pengertian

Panitia adalah sekumpulan orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Panitia dapat dibentuk melalui proses recruitment yang dilakukan senat atau lembaga yang memandatkan suatu pekerjaan. Selain itu panitia pun dapat dibentuk dengan melihat kompetensi individu yang ada, sesuai dengan tugas atau tanggungjawab yang diberikan.

Adapun jenis-jenis panitia berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, seperti : Panitia Kerja, Panitia Anggaran, Panitia Lomba Karya Tulis, Panitia Ad Hock, Panitia Pekan Olah Raga, dan lainnya.

 Strategi kepanitiaan

Strategi kepanitiaan merupakan cara, metode atau siasat yang digunakan oleh panitia dalam suatu kepanitiaan, sehingga tujuan dari kegiatan tersebut dapat tercapai.

Pembentukan seksi dalam kepanitiaan adalah berdasarkan kebutuhan dari kegiatan. Jika kegiatan yang akan diadakan berkapasitas besar dan membutuhkan tanggung jawab besar maka seksinya harus detail dan membutuhkan orang yang banyak, namun jika kecil maka yang terjadi sebaliknya. Contoh seksi-seksi dalam kepanitiaan : Seksi Acara, Seksi Perlengkapan, Seksi Dekorasi, Seksi Usaha Dana, Seksi Konsumsi dan seksi lainnya.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan adalah :

1. Munculnya ide/ rencana kegiatan.

Ide kegiatan ada untuk melaksanakan program yang telah disusun oleh pengurus senat. Untuk itu sebelum kegiatan dilaksanakan perlu adanya tujuan kegiatan, sehingga nantinya kegiatan tersebut dapat diukur keberhasilannya. Ide atau rencana kegiatan sebelum dilimpahkan kepada kepanitiaan untuk dikerjakan, seringkali didiskusikan dulu oleh senat dengan orang-orang yang berkompeten (sering digodok oleh steering comitee). Hal ini terjadi agar kegiatan yang merupakan turunan program dapat menjawab tujuan diadakannya kegiatan tersebut.

2. Rapat awal/ persiapan

Rapat awal kepanitiaan ini berfungsi; untuk men-share ide atau rencana kegiatan (oleh steering comitee), menentukan kedudukan masing-masing individu dalam panitia, menyusun & menyepakati Job description, merencanakan & membuat time schedule kerja panitia. Setelah rapat awal, diusahakan proposal kegiatan telah diselesaikan oleh panitia.

3. Rapat-rapat panitia lanjutan

Rapat-rapat lanjutan dapat dilakukan oleh seluruh anggota panitia ataupun dilakukan di masing-masing seksi yang ada.

4. Melakukan persiapan-persiapan kegiatan dan koordinasi antar seksi dalam kepanitiaan

5. Pelaksanaan kegiatan

Pada saat pelaksanaan kegiatan, setiap seksi bertanggung jawab terhadap peran yang diberikan kepadanya. Jika ada seksi yang tidak bertugas pada saat pelaksanaan kegiatan (misalkan seksi usaha dana), maka dapat diperbantukan kepada seksi lainnya.

6.  Evaluasi

Evaluasi dilakukan setelah kegiatan selesai. Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi :

a)    Kinerja kepanitiaan

b)    Capaian kegiatan (secara kuantitatif ataupun kualitatif)

c)    Respon peserta kegiatan

d)    Adanya usul dan saran

e)    Membuat Laporan kegiatan (Laporan pelaksanaan & keuangan kegiatan)

f)     Laporan dibuatkan per-seksi, setelah itu ketua panitia bersama sekretaris & bendahara membuatkan laporan keseluruan kegiatan.

 Fokus dalam kepanitiaan

 Ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam kepanitiaan. Hal-hal ini memiliki pengaruh dalam meningkatkan kinerja kepanitiaan secara keseluruhan. Adapun hal-hal tersebut adalah :

  1. Peran pemimpin/ ketua/ koordinator
  2. Pemimpin harus mampu memotivasi anggota agar bekerja sesuai dengan perencanaan, selain itu pemimpin juga harus mampu bersikap tegas dan mengayomi.
  3. Perbedaan karakter antar inividu
  4. kenyataan yang harus dihadapi dalam kepanitiaan adalah adanya berbagai individu dengan karakter yang berbeda. Untuk itu perlu ditempatkannya kepentingan dan tujuan panitia diatas seluruh kepentingan sehingga tidak ada perang kepentingan. Selain itu perlu juga adanya proses saling menghargai yang membangun sehingga dalam bekerjasama bisa saling bahu-membahu.

 Konflik merupakan dinamika kepanitiaan

 dalam kepanitiaan pasti akan ada konflik atau pertentangan, baik itu ide, karakter dan lainnya. Untuk itu konflik harus dikendalikan sehingga tidak mengganggu kinerja.

Harus ada koordinasi

kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja, akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Berkenaan dengan hal itu pula, perlu dihindari terjadinya miss comunication.

Efektif dan efesien

setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. Hal ini dikarenakan waktu, dana, tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud.

 

Istilah-istilah dalam kepanitiaan :

  1. Steering Comitee (SC): Panitia pengarah, yang merupakan panitia penggagas awal kegiatan. Yang berada dalam SC adalah orang-orang yang kompeten dengan kegiatan secara keseluruan. Seringkali salah satu SC masuk menjadi ketua panitia dan disebut ex- officio.
  2. Job description : merupakan penjabaran tugas dari masing-masing peran dalam kepanitiaan, seperti ketua panitia, sekretaris, bendahara, koordinator seksi & anggota seksi. Dalam job description harus dijelaskan secara lengkap pembagian tugas sehingga tidak terjadi tumpang-tindih pekerjaan.
  3. JukLak : merupakan petunjuk pelaksanaan sebelum diadakannya kegiatan. Juklak sering dibuat oleh seksi acara dan dikoordinasikan dengan seksi lainnya.
  4. Time Schedule : merupakan perencanaan waktu dari persiapan hingga pada akhir pelaporan kegiatan berlangsung. Time Schedule disusun bersama-sama seluruh kepanitiaan, sehingga tidak ada tabrakan waktu. Time Schedule harus dilaksanakan, dan tidak ada “jam karet” dalam pelaksanaan Time Schedule. Peran koordinaor seksi & ketua panitia memperhatikan setiap anggota bekerja sesuai dengan Time Schedule.

 Penutup

Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan, akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan, maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan, yakni tujuan dari kegiatan dimaksud.